מדיניות פרטיות

1. מי אנחנו ומה התפקיד שלנו

השירות Commika מופעל על ידי [[להשלמה: שם הישות המשפטית]] (מספר [[להשלמה: מספר חברה או עוסק מורשה]]), [[להשלמה: כתובת]]. בהמשך: ״אנחנו״.

חלוקת התפקידים בינינו לבינך:

• על פרטי החשבון שלך (שם וכתובת דוא״ל) אנחנו בעלי המאגר.
• על נתוני העמלות המקודדים של הסוכנות שלך, הסוכן או הסוכנות הם בעלי המאגר. אנחנו מחזיקים ומעבדים אותם עבורם, לצורך מתן השירות בלבד.

[[להשלמה: אישור עורך דין לחלוקת התפקידים בין בעל מאגר, מחזיק ומעבד]]

2. העיקרון: מה נשאר במחשב שלך ומה יוצא ממנו

המערכת בנויה כך שפרטים מזהים של לקוחות לא יגיעו אלינו. הנתונים מחולקים לשלוש רמות, ורק שתיים מהן עוזבות את המחשב שלך:

• רק שדות שזוהו במפורש כמותרים יוצאים מהמחשב. כל עמודה אחרת בדוח נזרקת כברירת מחדל.
• הקידוד נעשה במחשב שלך. מפתח הקידוד נשמר רק במכשירים שלך ואינו מגיע אלינו, ולכן אנחנו לא יכולים לפענח את הקודים.
• השרת, שעדיין לא הושק, מתוכנן לבדוק שוב כל נתון שמגיע אליו, ולדחות אותו אם הוא נראה כמו מספר תעודת זהות, כתובת דוא״ל או מספר טלפון, או אם הוא כולל שדה שלא הוגדר מראש. הבדיקה מחפשת ת״ז, טלפון ודוא״ל. היא לא יכולה לזהות שמות, ולכן שמות הלקוחות מוחלפים בקודים במחשב שלך, לפני שמשהו נשלח.
• מכתבים שכוללים מספרי פוליסה אמיתיים מתמלאים במכשיר שלך בלבד.

3. מה אנחנו אוספים

פרטי חשבון

כשאתה נכנס עם Google, Apple או Microsoft, אנחנו מקבלים מהספק את שמך, את כתובת הדוא״ל שלך ומזהה פנימי של החשבון אצלו. אין סיסמאות. אנחנו שומרים גם את שם הסוכנות, את ספק ההתחברות ואת התפקיד שלך בסוכנות (בעלים, מנהל או סוכן).

פרטי הסוכנות

שם הסוכנות, שם הסוכן, מספרי הסוכן שלך בחברות הביטוח, טלפון ודוא״ל שיופיעו במכתבים, לוגו ושורת חתימה. אלה נתונים עסקיים ולא נתוני לקוחות, והם נשמרים בשרת כדי שהמכתבים ימולאו אוטומטית בכל המכשירים שלך. שורת החתימה, כותרות אירועי היומן ונושאי המכתבים שאתה כותב עוברים את אותה בדיקה של ת״ז, טלפון ודוא״ל. נשמרת גם ההגדרה אם ה־AI פועל בסוכנות.

נתונים מקודדים (רמה 1 ורמה 2)

תוצאות הבדיקות שהמחשב שלך שולח לשרת: ריצות בדיקה לפי חברת ביטוח וחודש, וממצאים (סוג הממצא, מזהה לקוח ומזהה פוליסה מקודדים, סכומים, אחוזי עמלה, מוצר וסטטוס טיפול), יחד עם הסברי ה־AI ותוצאות בדיקת הבודק השני. נשמרות גם טיוטות מכתבים (נושא וגוף עם מקומות שמורים) ואירועי יומן ותזכורות שיצרת.

נתוני מכשיר ושימוש, בלי תוכן

סוג המכשיר (Windows, Mac, iOS או Android), מועד הפעילות האחרון, ואם אישרת התראות, מזהה שמאפשר לשלוח אותן למכשיר. ביומני השרת נרשמים רק מזהה בקשה, מזהה משתמש, הכתובת שנקראה, קוד התשובה ומשך הטיפול. כן נרשם יומן ביקורת של פעולות כמו כניסה, העלאת ריצה, מחיקה ושליחת מכתב. אף אחד מאלה לא כולל את תוכן הבקשות או התשובות.

יומן Google, אם תחבר

החיבור ליומן Google הוא לבחירתך בלבד. אם תחבר אותו, נשמור אסימוני גישה מוצפנים ואת מזהי האירועים שנוצרו.

4. מה אנחנו לא אוספים

אנחנו לא אוספים, לא מקבלים ולא שומרים:

• שמות של לקוחות;
• מספרי תעודת זהות;
• כתובות, מספרי טלפון, כתובות דוא״ל ותאריכי לידה של לקוחות;
• פרטי בנק ומידע רפואי;
• את קבצי הדוחות המקוריים;
• מספרי פוליסה וחשבון מלאים, ושמות מעסיקים;
• תוכן של עמודות טקסט חופשי.

אם בטעות יישלח לשרת מידע כזה, המערכת מיועדת לדחות אותו ולא לשמור אותו. כדי לעזור לה, אל תכניס פרטים מזהים של לקוחות לשדות שאתה ממלא ידנית, כמו נושא של מכתב או כותרת של תזכורת.

5. למה אנחנו משתמשים במידע

• לספק את השירות: השוואת דוחות, ניתוח, מכתבים, התראות ויומן;
• לאבטח את השירות ולמנוע שימוש לרעה;
• לתמוך בך ולהשיב לפניות;
• לתקן תקלות ולשפר את השירות על סמך נתוני שימוש, בלי תוכן;
• לעמוד בדרישות הדין.

אנחנו לא מוכרים מידע ולא משתמשים בו לפרסום. האתר והאפליקציות לא כוללים כלי מעקב או אנליטיקה של צד שלישי. מסירת פרטי החשבון אינה חובה על פי דין, אבל בלעדיהם אי אפשר לפתוח חשבון ולהשתמש בשירות.

6. עיבוד בינה מלאכותית על ידי Anthropic

לצורך זיהוי מבנה הדוח, ניתוח הממצאים, בדיקתם וניסוח מכתבים אנחנו משתמשים בשירות הבינה המלאכותית של Anthropic, ספק משנה שלנו. זיהוי העמודות פועל כבר בדמו. הניתוח, הבדיקה השנייה וניסוח המכתבים יפעלו בשרת שעדיין לא הושק, והטבלה מתארת איך הם מתוכננים לעבוד. היא מקבלת נתונים מקודדים בלבד:

• אנחנו לא שולחים קבצי דוחות. שורות שאינן שורות כותרת נשלחות רק מוסוות. אי אפשר לזהות שמות אוטומטית, ולכן אם שם לקוח נמצא בשורת כותרת, הוא ישלח, וכדאי להסיר אותו מהקובץ לפני העלאתו.
• אפשר לכבות את ה־AI בהגדרות הסוכנות. כשהוא כבוי לא נשלחת שום בקשה ל־Anthropic, והעמודות נבחרות ידנית.
• חישובי הפרשים, סכומים וספים נעשים בקוד שלנו ולא על ידי ה־AI.
• ה־AI עלול לטעות. הממצאים הם פערים לבדיקה ולא הוכחה לטעות (ראו את תנאי השימוש).
• שמירה ושימוש בנתונים אצל Anthropic: [[להשלמה: תנאי השמירה והשימוש בנתונים אצל Anthropic לפי ההסכם בפועל, והאם הופעלה אי־שמירה]]
• ייתכן שהעיבוד אצל Anthropic מתבצע מחוץ לישראל. העברה כזו נעשית בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס״א–2001, ובכפוף להתחייבות הספק להגן על המידע. [[להשלמה: בסיס ההעברה מחוץ לישראל, אם נדרש]]

7. עם מי אנחנו משתפים מידע

אנחנו לא מוכרים מידע. אנחנו משתפים אותו רק עם:

• ספקי האחסון והתשתית שלנו;
• Anthropic, כמפורט בסעיף הקודם;
• Google, Apple ו־Microsoft, כשאתה מתחבר באמצעותם;
• שירותי ההתראות של Apple ו־Google, אם אישרת התראות. ההתראות לא כוללות שמות או ת״ז של לקוחות, כי אין לנו אותם;
• Google, אם חיברת את יומן Google;
• רשויות, כשהדין מחייב, ויועצים מקצועיים הכפופים לחובת סודיות;
• גוף שירכוש את העסק או יתמזג איתו, בכפוף להתחייבותו לשמור על הוראות מדיניות זו.

עם כל ספק שמעבד מידע עבורנו אנחנו מתקשרים בהסכם בכתב הכולל התחייבות לאבטחת מידע ולשימוש במידע רק לצורך מתן השירות.

8. אחסון, שמירה ומחיקה

מיקום השרתים: [[להשלמה: מיקום השרתים]]

מידע שנמחק מהמערכת עשוי להישאר בגיבויים עד תום תקופת הגיבוי.

9. הזכויות שלך

לפי חוק הגנת הפרטיות יש לך זכות:

• לעיין במידע שנשמר עליך (סעיף 13 לחוק);
• לבקש לתקן מידע שאינו נכון (סעיף 14 לחוק);
• לבקש למחוק מידע, במקרים שהדין קובע;
• לבטל הסכמה שנתת, למשל להתראות, לחיבור יומן Google או לקבלת הודעות שיווקיות.

מחיקת חשבון. אפשר למחוק את החשבון ישירות מתוך האפליקציה. המחיקה מוחקת את הנתונים שלך מהשרת. אם אתה הבעלים היחיד של הסוכנות, נמחקים גם כל נתוני הסוכנות בשרת: המשתמשים האחרים בה, הממצאים, המכתבים, אירועי היומן ופרטי הסוכנות. האישור באפליקציה אומר זאת במפורש. נתונים שנשמרים רק במחשב שלך אינם נמחקים.

איך פונים. פנה לממונה הגנת הפרטיות, בפרטים שבסעיף האחרון. נבקש לאמת את זהותך לפני שנמסור מידע, ונשיב בתוך המועד הקבוע בדין.

אם אתה לקוח של סוכן. לא נוכל לזהות אותך אצלנו, כי אין לנו שמות ות״ז. פנה לסוכן שלך, שהוא בעל המאגר לגביך.

אתה רשאי גם להגיש תלונה לרשות להגנת הפרטיות.

10. אבטחת מידע

השרת של השירות עדיין לא הושק. הרשימה הבאה מתארת את אמצעי האבטחה שנקבעו לו, לפי תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז–2017, ולא מצב קיים. כל פריט יאומת לפני ההשקה. רמת האבטחה של המאגר: [[להשלמה: רמת האבטחה שנקבעה לפי תקנות אבטחת מידע (בסיסית, בינונית או גבוהה)]]

• מתוכנן: כל התקשורת עם השרת תהיה מוצפנת (HTTPS).
• מתוכנן: כניסה רק דרך Google, Apple או Microsoft, בלי סיסמאות. אסימוני הגישה יהיו קצרי חיים, ואסימוני הרענון יישמרו כגיבוב בלבד.
• מתוכנן: הפרדה בין סוכנויות. כל פעולה בשרת תהיה מוגבלת לנתונים של הסוכנות של המשתמש, וההרשאות ייקבעו לפי תפקיד.
• מתוכנן: בדיקה של כל נתון שמגיע לשרת, לפני שמירתו ולפני שליחתו ל־AI.
• מתוכנן: ביומנים לא יירשם תוכן של בקשות או של תשובות.
• מתוכנן: מפתח הגישה לשירות ה־AI יישמר בשרת בלבד.
• מתוכנן: מסד הנתונים לא יהיה נגיש מהרשת החיצונית, האחסון יהיה מוצפן, והגיבויים יהיו מוצפנים ויתבצעו מדי יום.
• באפליקציית שולחן העבודה: נתוני רמה 0 נשמרים מוצפנים, במפתח שמוגן על ידי מערכת ההפעלה.
• מתוכנן: מסמך הגדרות מאגר ונוהל לטיפול באירועי אבטחה.

[[להשלמה: לאמת כל סעיף ברשימה מול מסמך האבטחה של השרת (server/SECURITY.md) לפני הפרסום]]

אין מערכת חסינה לחלוטין. אם יתרחש אירוע אבטחה חמור, נפעל לפי הדין, כולל דיווח לרשות להגנת הפרטיות, ובמקרים הנדרשים נודיע גם לך.

11. האחריות שלך כסוכן או כסוכנות

הסוכן או הסוכנות הם בעלי המאגר של פרטי לקוחותיהם, והם אלה שאחראים להם. בפועל:

• אתה אחראי לעמוד בחוק הגנת הפרטיות ביחס ללקוחות שלך: לוודא שאתה רשאי להשתמש בנתוני הדוחות, למסור ללקוחות את ההודעות הנדרשות ולטפל בבקשות העיון והתיקון שלהם.
• הקידוד מצמצם את המידע שיוצא ממך, אבל אינו פוטר אותך. נתונים מקודדים עשויים להיחשב מידע על אדם שניתן לזהותו כלפי מי שמחזיק במפתח, כלומר כלפיך. לכן אנחנו מגנים עליהם ומטפלים בהם כמידע אישי.
• אתה אחראי לאבטחת המחשב והמכשירים שלך (עדכונים, סיסמה, גיבוי) ולגישה לחשבונות Google, Apple או Microsoft שלך. אל תיתן גישה לחשבון שלך למי שאינו מורשה.
• אל תכניס פרטים מזהים של לקוחות לשדות טקסט חופשיים.

אם הסוכנות שלך זקוקה להסכם עיבוד מידע איתנו, פנה אלינו. מומלץ להתייעץ עם עורך דין או עם ממונה הגנת הפרטיות שלך לגבי החובות החלות עליך.

12. הדמו החינמי באינטרנט

הדמו (הכתובות שמתחילות ב־/k/) פועל אחרת מהאפליקציות:

• הדוחות שאתה מעלה נקראים ומעובדים בדפדפן שלך בלבד. הם לא נשלחים לשרת שלנו ולא נשמרים אצלנו.
• כדי להציע איזו עמודה היא מה, נשלח לשרת תיאור של השורות הראשונות. רק שורות כותרת נשלחות כמו שהן (שורות קצרות, בלי ספרות, שרוב התאים בהן הם שמות עמודות מוכרים). כל שורה אחרת מוסווה: אותיות מוחלפות באות אחידה, ספרות בסימן #, וסכומים בסדר גודל בלבד. התיאור מועבר ל־Anthropic לצורך הצעת העמודות, ואינו נשמר אצלנו. ההצעה מוצגת לאישורך ואפשר לתקן אותה.
• נשמר אצלנו: מבנה עמודות של דוחות (שמות עמודות ושיוך לשדות), כדי שלא נצטרך לזהות אותו שוב; פרטי הקישור האישי כפי שנמסרו לנו (שם, סוכנות, טלפון); ונתוני שימוש (מתי נכנסת, כמה בדיקות הרצת, וכמה שורות וממצאים היו בכל בדיקה), בלי סכומים, מספרי פוליסות או שמות.
• הדמו לא משתמש בעוגיות. הקישור האישי נמצא בכתובת עצמה.

13. רשימת ההמתנה

כשאתה מצטרף לרשימת ההמתנה באתר אנחנו אוספים שם מלא, מספר טלפון נייד, כתובת דוא״ל (אם מילאת), סוג הפעילות שלך (סוכן עצמאי, סוכנות קטנה או גדולה), מספר חברות הביטוח שמהן אתה מקבל דוחות, והדף והשפה שבהם נרשמת. מסירת הפרטים אינה חובה על פי דין, אבל בלעדיהם לא נוכל להוסיף אותך לרשימה.

• אנחנו משתמשים בפרטים כדי ליצור איתך קשר בנוגע למוצר.
• הודעות שיווקיות (עדכונים ומבצעים) נשלחות רק אם סימנת במפורש את תיבת ההסכמה לכך, בהתאם לסעיף 30א לחוק התקשורת (בזק ושידורים), התשמ״ב–1982. ההסכמה לא חובה, ואי־מתן הסכמה אינו מונע את ההצטרפות.
• כדי שנוכל להוכיח את ההסכמה, נשמרים התאריך והשעה שבהם אישרת את מדיניות הפרטיות ושבהם אישרת הודעות שיווקיות (אם אישרת), וגרסת נוסח מדיניות הפרטיות שאישרת (התאריך שלה).
• הרשמה נוספת עם אותו מספר טלפון לא מחליפה את הפרטים שכבר נשמרו, ויכולה רק להסיר הסכמה לדיוור, לא להוסיף אותה. כך אי אפשר לשנות את הפרטים או ההסכמה של אדם אחר.
• לכל נרשם יש קישור אישי להסרה מדיוור, עם קוד אקראי שמזהה אותו. בכל הודעה שיווקית יהיה הקישור הזה, והסרה מכבה את ההסכמה לדיוור. הקישור נראה כך: https://commika.com/he/unsubscribe?token=…, ואחרי סימן השווה בא קוד אקראי בן 64 תווים. פתיחת הקישור רק מציגה כפתור, וההסרה מתבצעת בלחיצה עליו, כדי שתצוגה מקדימה של ההודעה לא תסיר אף אחד. מי שמחזיק בקישור יכול להסיר מהדיוור את הנרשם שלו, ולא יותר מזה: הדף לא מציג שום פרט אישי.
• נשמר גם קוד מוצפן שנגזר מכתובת ה־IP שלך, כפי שהיא מגיעה אלינו מהשרת שמקבל את הבקשות (בכותרת X-Real-IP), ולא הכתובת עצמה. אי אפשר להפוך אותו חזרה לכתובת. הוא משמש רק להגבלת מספר ההרשמות מאותו מקור, ורישומי הניסיונות נמחקים אחרי יום.
• תקופת שמירה: [[להשלמה: תקופת שמירת פרטי רשימת ההמתנה]]
• אפשר לבקש למחוק את הפרטים בכל עת אצל ממונה הגנת הפרטיות שבסעיף האחרון. המחיקה מתבצעת על ידי מפעיל השירות בעמוד הניהול, והיא נרשמת ביומן הפעולות, עם מזהה בלבד ובלי שם.

14. עוגיות ואחסון מקומי

האתר משתמש רק באחסון הכרחי, ואין בו כלי אנליטיקה, פרסום או מעקב. הפרטים והטבלה המלאה במדיניות העוגיות.

15. שינויים במדיניות

אם נשנה את המדיניות באופן מהותי, נודיע לך מראש באפליקציה או בדוא״ל, ונעדכן את התאריך בראש העמוד. הנוסח המחייב הוא הנוסח שבאתר.

16. יצירת קשר, ממונה הגנת הפרטיות ופנייה לרשות

• הגוף המפעיל: [[להשלמה: שם הישות המשפטית]], מספר [[להשלמה: מספר חברה או עוסק מורשה]]
• כתובת: [[להשלמה: כתובת]]
• דוא״ל: [[להשלמה: דוא״ל ליצירת קשר]]
• טלפון: [[להשלמה: טלפון]]

ממונה הגנת הפרטיות

• שם: [[להשלמה: שם ממונה הגנת הפרטיות]]
• דוא״ל: [[להשלמה: דוא״ל ממונה הגנת הפרטיות]]
• טלפון: [[להשלמה: טלפון ממונה הגנת הפרטיות]]

רישום מאגר מידע

[[להשלמה: האם נדרש רישום מאגר מידע לפי תיקון 13]]

אתה רשאי לפנות גם לרשות להגנת הפרטיות במשרד המשפטים.